Despre serviciile de arhivare electronică și retro-digitizare
Arhiva electronică însumează toate documentele digitale ale unei societăţi, emise şi semnate exclusiv electronic, asigurând astfel accesul rapid şi sigur la toate actele necesare.
Cum se realizează o arhivă electronică?
Serviciile de arhivare electronică reprezintă o modalitate modernă și eficientă pentru gestionarea documentelor din cadrul afacerii dumneavoastră. Cu ajutorul acestei modalități de arhivare, veți putea automatiza procesele repetitive din cadrul activității și veți putea accesa mai rapid și mai facil documentele din cadrul arhivei dumneavoastră.
O arhivă electronica va conţine doar documente emise și semnate în format digital. Primii pași în vederea implementării unui astfel de instrument sunt reprezentați de analiza și identificarea tipurilor de documente din arhiva fizică și cea electronică existentă, stabilirea metadatelor şi indexarea documentelor. Urmează etapa implementării, testării şi securizării, finalizându-se prin stabilirea rapoartelor personalizate.
Ce se întâmplă cu documentele emise deja în format fizic?
În cazul în care aveți deja o arhivă de documente în format analogic pe care doriți să o transpuneți în format electronic, veți putea opta și pentru serviciile de retro-digitizare oferite de specialiști. Specialiştii în arhivare vor efectua conversia analogic-digital, prin scanarea documentelor.
Informaţia existentă în documente este scanată şi procesată cu ajutorul unui software. Fiecărui document i se atribuie metadate, indicatorii unici care ajută la depistarea cu rapiditate. Accesul la documentele digitizate se va asigura prin intermediul unei aplicaţii securizate şi poate fi efectuat de oriunde.
Depozitarea arhivei
Fie că este vorba de documentele pe suport analogic, fie de arhiva electronică, aceasta trebuie securizată şi protejată. Apelând la specialiştii în domeniu, nu doar că veţi beneficia de un proiect foarte bine structurat, în urma căruia toate documentele vor fi arhivate corespunzător şi legal, dar veţi asigura şi protecţia acestora. Vă vor fi puse la dispoziţie spaţii de depozitare la cele mai înalte standarde, în conformitate cu legislaţia în vigoare.
Atunci când optați pentru serviciile de depozitare arhiva oferite de specialiștii în domeniu, veţi beneficia de numeroase avantaje, printre care și optimizarea costurilor, regăsirea rapidă a documentelor, accesarea securizată și de la distanță a acestora, eliberarea spațiului și nu numai.
Cât despre accesul la documente, veți putea intra în posesia acestora în termen de 2 ore în format electronic sau în 24 ore în original.
